Des bancs d'école à l'emploi: adjointe administrative
Il existe au-dessus de 1500 professions au Québec… Ça fait beaucoup à explorer! Je dis souvent à mes clients d’utiliser leur réseau de contacts en premier afin de connaître la réalité de certains métiers. J’ai donc fait appel à mon réseau de contacts et je te propose une série d’articles sur diverses professions. Je débute le tout avec Karine Mercier qui me parle de sa profession : adjointe administrative. Mme Mercier est adjointe administrative en fiscalité. Elle travaille en effet dans un bureau de comptables.
Quel est ton parcours de formation?
Selon l’expression « Passer par Rome pour aller à Québec », au collégial, j’avais étudié au D.E.C. en techniques administratives option finances, sans toutefois obtenir mon diplôme. Je n’aimais pas la comptabilité et toutes ces grandes feuilles pleines de lignes et moi qui écrivait trop gros pour les cases. Au final, je travaille dans un bureau de comptables! L’informatique a complètement révolutionné ce métier.
J’ai par la suite complété un D.E.P. en secrétariat. J’ai aussi obtenu une A.S.P. en secrétariat médical. Les emplois permanents en secrétariat médical étant rares à la fin de mes études (c’était l’époque des coupures en personnel administratif dans l’hôpital de ma région), j’ai obtenu un premier contrat à la division des approvisionnements de ma ville. J’ai tout de suite développé un intérêt pour le travail de type juridique, de gestion des délais dans les étapes de nos dossiers et mon emploi actuel me permet d’exploiter cet intérêt.
Qu’est-ce qui t’a amené à choisir ce domaine?
J’ai fait un retour aux études suite à la naissance de mes enfants dans le but d’obtenir un meilleur emploi et d’avoir un horaire de travail compatible avec la vie de famille. J’avais de l’intérêt et des aptitudes pour le travail de bureau et le travail avec divers logiciels.
Mon travail est beaucoup plus stimulant que ce que je pensais. Les vieux clichés du travail de secrétaire ont la vie dure, or, c’est devenu un travail très intéressant avec l’arrivée des divers logiciels. Selon le secteur d’activité de l’entreprise, les tâches varient beaucoup.
Depuis combien de temps travailles-tu dans ce domaine?
5 ans
À quoi ressemble une journée type?
Mon travail se déroule essentiellement devant l’ordinateur, mais les journées sont loin de se ressembler. J’effectue plusieurs tâches, selon les dossiers et les époques de l’année (par exemple, la période des impôts). Mes tâches sont, entre autres :
- Effectuer le suivi des échéances dans nos dossiers
- Réviser et mettre en page des documents
- Transmettre la correspondance aux clients, gouvernements ou juristes
- Effectuer la facturation
- Imprimer divers formulaires fiscaux
- Numériser des documents reçus
- Organiser des rencontres et des événements
- Manipuler des données avec divers logiciels
- Assister les gens de mon département
Qu’est-ce que tu apprécies particulièrement dans ton travail? Qu’est-ce que tu aimes moins?
J’apprécie beaucoup la variété de mes tâches, j’adore travailler avec divers logiciels et mon entreprise a besoin de gens capables de s’adapter facilement aux évolutions technologiques. J’aime faire de la gestion, dans le sens de gestion de priorités, gestion des échéances, suivi des dossiers à produire. J’ai beaucoup de latitude dans la gestion de mon temps.
Ce que j’aime moins, c’est que nous avons toujours plus de travail pour moins de personnel, c’est dans l’ère du temps et que le salaire n’est pas nécessairement à la hauteur de nos responsabilités.
Selon toi, quelles sont les qualités requises pour faire ce travail?
Il faut s’adapter aux évolutions des technologies, être organisé, professionnel, savoir respecter la confidentialité et être capable de gérer les priorités. C’est un travail passionnant qui varie beaucoup selon le type d’entreprise dans lequel on travaille. Il faut donc bien choisir notre secteur d’activité selon nos intérêts et nos forces.
