Agent.e à l’administration

Vos responsabilités — Volet administratif

• Assurer le suivi des déplacements de la flotte de véhicules et concilier les dépenses associées.
• Participer à la création et au suivi des projets dans le système comptable.
• Vérifier, codifier et saisir les factures des entrepreneurs et fournisseurs, puis acheminer les documents pour paiement.
• Soutenir les entrepreneurs dans la préparation et le suivi de leur facturation.
• Effectuer la saisie, la validation et la conciliation de données administratives et comptables.
• Préparer les dossiers d’ouverture de nouveaux fournisseurs.
• Préparer et saisir les feuilles de temps pour la paie.
• Apporter un soutien administratif à la gestion des dossiers employés, au besoin.

Vos responsabilités — Volet bureau et soutien administratif

• Collecter, compiler et saisir des données liées aux dossiers contractuels et administratifs.
• Assurer la qualité et la présentation professionnelle des documents.
• Communiquer avec les entrepreneurs et effectuer les suivis requis.
• Classer et archiver les documents papier et numériques selon les procédures établies.
• Accueillir les visiteurs, gérer les appels et répondre aux demandes d’information.
• Effectuer les réservations et coordonner certains besoins logistiques.
• Gérer le courrier et l’inventaire des fournitures de bureau.
• Effectuer toute autre tâche de soutien administratif nécessaire au bon fonctionnement du bureau.
• Produire et mettre en forme divers documents administratifs (appels d’offres, contrats, correspondance, rapports, etc.).