Secrétaire d'école

Domaine
Travail de bureau
Nom de l'employeur
Centre de services scolaire de l'Énergie
Adresse
2072, rue Gignac, Shawinigan (Québec) G9N 6V7
Emplacement
Mauricie
Téléphone
Télécopieur
Expérience demandée
Oui
Postes à combler
2
Heures par semaine
10h et 35 h
Salaire /h
Entre 22.81 $ et 27.10 $

Date limite pour postuler

Date limite pour postuler
Vendredi 7 octobre 2022

Comment postuler?

Description du poste

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre notamment, en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

  • Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard  du Centre, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces activités et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés.
  • Elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et au besoin, d’en informer les personnes concernées.
  • Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence.
  • En l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.
  • Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires.
  • Elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires.
  • Elle concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les sommes pour diverses activités ou campagnes de financement.
  • Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.
  • Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque.
  • Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.
  • Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.
  • Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.

Elle répond aux besoins des élèves :

  • Elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées.
  • Selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, elle prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence;
  • Elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins.
  • Elle remplit les rapports requis.
  • Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’outils technologiques (Ipad, Chromebook, tablette, etc.) et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.
  • Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels.
  • Elle transmet la documentation pertinente.
  • Elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi.
  • Elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
  • Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
  • Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués.
  • elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur.
  • Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, base de données, tableurs et programmes maison.
  • Elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique.
  • Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.
  • Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
  • Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Numéro de concours : CCSÉ23-65

Nombre d'heure : 10h

Lieu de travail : Villa de la Jeunesse

Numéro de concours : CSSÉ23-66

Nombre d'heure : 35h

Lieu de travail : Équipe volante

Le Centre de services scolaire de l’Énergie participe au programme d’accès à l’égalité en emploi. Les personnes désirant poser leur candidature devront faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une copie de leur relevé de notes ainsi que de leur diplôme AU PLUS TARD le 7 octobre 2022 à 16 h. Seules les personnes retenues pour la suite du processus recevront une réponse écrite.

Inscrire le numéro de concours dans l’objet de votre courriel.

Les candidatures devront être adressées à : ressourceshumaines@cssenergie.gouv.qc.ca

Le fait de ne pas fournir les pièces exigées pourrait entraîner le rejet de votre candidature.

Exigences et conditions de travail

EXIGENCES PARTICULIÈRES

  • DEP en secrétariat;
  • Connaissance d’un logiciel de traitement de texte (ex. : Word) et d'un chiffrier électronique (ex. : Excel), versions récentes;
  • Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat d’école;
  • Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite;
  • Gérer et anticiper rigoureusement les échéanciers relatifs aux divers dossiers;
  • Démontrer un souci constant de l’importance du service à la clientèle;
  • Les personnes qui ont déposé leur candidature peuvent être soumises à des examens ainsi qu’à une entrevue portant sur les exigences.

TRAITEMENT ET CONDITIONS DE TRAVAIL

Le traitement varie entre 22,81 $ et 27,10 $ l’heure selon l’expérience reconnue et la convention collective régissant le personnel de soutien.

Niveau de scolarité recherché

QUALIFICATIONS REQUISES

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.